Pour prospérer, une entreprise doit faire connaître les produits et services qu’elle propose à travers une communication externe efficace. Mais, cette dernière ne constitue pas le seul facteur qui détermine le succès de l’entreprise. La communication interne joue elle aussi un rôle primordial dans le processus. Nombre d’experts ont démontré que les entreprises les plus performantes sont celles au sein desquelles la communication entre travailleurs est effective et efficace. Cependant, il ne peut en être ainsi que si les meilleurs outils de communication interne sont utilisés. Lesquels alors choisir pour une circulation efficiente de l’information en entreprise ? Quels sont les nouveaux outils de communication interne en entreprise ? Cet article vous apporte les meilleures réponses à toutes ces interrogations.
Sommaire
Pourquoi une communication interne en entreprise ?
En plus des raisons déjà évoquées, la communication interne en entreprise se révèle nécessaire pour plusieurs autres motifs. Cette nécessité s’explique par les objectifs de la communication interne qui, lorsqu’ils sont atteints, contribuent pour beaucoup à la prospérité de l’entreprise. En voici quelques-uns :
Fixer des règles communes : grâce à la communication interne, l’ensemble des règles et principes qui régissent le fonctionnement de l’entreprise sont diffusés à tous les travailleurs. Ainsi, chacun sait ce qu’il faut faire et ce qu’il ne faut pas faire : un climat social paisible est alors instauré.
Attribuer des objectifs à atteindre : pour participer activement au développement de l’entreprise, chaque travailleur doit connaître les objectifs qu’il doit atteindre. Les différents outils de la communication interne permettent de faire connaitre à chaque travailleur ce qui est attendu de lui. Et comme vous le savez déjà, l’atteinte des objectifs spécifiques d’une entreprise constitue le facteur qui détermine l’atteinte des objectifs généraux.
Motiver les travailleurs : lorsque la communication interne est interactive, elle devient une source de motivation pour les travailleurs. Ces derniers se sentent impliqués et mettent tout en œuvre pour bien accomplir leur travail.
Anticiper promptement et prendre des décisions averties : anticiper sur les évènements est un facteur clé qui détermine la survie de l’entreprise. Une communication interne efficace permet aux dirigeants de disposer de toutes les informations qui leur permettront de prendre les bonnes décisions.
La discussion entre collaborateurs
La discussion entre collaborateurs occupe une place privilégiée parmi les nombreux moyens de communication en entreprise. Elle se réalise grâce à un certain nombre d’outils de communication de dernière génération. Ceux-ci ont dans l’ensemble une portée considérable et contribuent réellement à l’instauration d’une communication efficace et efficiente. Parmi ces outils, ceux que voici se révèlent comme les plus efficaces. Il s’agit notamment de :
- Slack ;
- Facebook entreprise ;
- Skype entreprise ;
- Yammer et bien plus.
Chacun de ces outils de communication présente des spécificités qui méritent d’être présentées.
Slack : un performant outil de communication interne
Slack est une plateforme collaborative conçue pour faciliter le travail d’équipe. Elle offre la possibilité aux travailleurs d’une même entreprise ou organisation de communiquer de façon efficace. Programmation de réunion, ordre du jour, lancement d’un projet, discussion autour de celui-ci, affectation des tâches à effectuer aux membres d’équipe : voilà autant de communications qui peuvent être faites sur la plateforme Slack.
Comment fonctionne Slack ?
Sur la plateforme, les échanges ont lieu dans des chaînes de conversations. Ces dernières peuvent être créées par équipe, par projet ou par site de travail. Les travailleurs peuvent alors les intégrer ou les quitter librement. Grâce à ce cadre de travail en ligne, la communication interne devient efficace et efficiente. Les informations parviennent en temps voulu à chaque travailleur qui sait de façon précise ce qu’il y a à faire. De plus, un historique des messages et fichiers partagés sur les chaînes publiques est en permanence disponible. Le travailleur qui se retrouve dans le besoin de ces derniers pourra ainsi y avoir accès facilement.
Facebook entreprise
Le géant du web Facebook n’est pas resté silencieux face au besoin de plus en plus grandissant des entreprises de disposer d’outils de communication interne. La plateforme permet aujourd’hui aux entreprises de communiquer à l’interne grâce à Facebook Workplace. De quoi s’agit-il ? Facebook Workplace désigne un réseau social d’entreprise créé par Facebook. À l’instar des autres réseaux sociaux d’entreprise, l’objectif de Facebook Workplace est d’offrir un canal de communication interne efficace aux entreprises.
Comment fonctionne Facebook Workplace ?
La plateforme offre différentes fonctionnalités aux utilisateurs. On retrouve par exemple :
- Une messagerie instantanée ;
- La gestion d’évènements ;
- La diffusion de vidéo ;
- La traduction simultanée ;
- L’appel audio et les visioconférences à multiple participants.
Réseau social professionnel, Facebook Workplace est utilisable par toute entreprise, sans distinction de taille.
Bon à savoir : Facebook Workplace est disponible en 100 différentes langues et est déjà utilisé par un grand nombre d’entreprises à travers le monde.
Skype entreprise
Logiciel conçu par Microsoft, Skype entreprise est une plateforme qui offre différents modes de communication aux entreprises. Ces dernières peuvent :
- Effectuer des appels à l’interne ;
- Organiser des conférences en ligne ;
- Partager divers types de fichiers, notamment des documents et des vidéos.
Étant donné qu’il s’agit du domaine des affaires, les concepteurs du logiciel l’ont conçu de manière à ce que les échanges en ligne soient totalement sécurisés.
Yammer désigne un réseau social d’entreprise qui assure les échanges d’informations entre les travailleurs d’une même entreprise. Quelle que soit leur situation géographique, employés et supérieurs hiérarchiques peuvent communiquer aisément grâce aux différentes fonctionnalités de la plateforme.
Comment fonctionne Yammer ?
Sur la plateforme Yammer, les informations parviennent aux travailleurs grâce à un fil d’actualité qui présente les données diffusées par tous les autres collaborateurs. Chaque travailleur dispose donc d’un compte de travail qui lui permet d’accéder au contenu. Un moteur de recherche est intégré au logiciel et permet à chaque travailleur d’effectuer des recherches afin de retrouver tel document partagé ou telle information. Côté discussion privée, Yammer se révèle assez interactif. Il propose des fonctionnalités de tchat et de messagerie interne. Tablette, ordinateur ou mobile : le réseau social est accessible sur différents outils informatiques. La version mobile (application) de Yammer se révèle encore plus pratique. Une fois installée, elle permet à tous les travailleurs de poursuivre l’échange d’information, quel que soit leur emplacement géographique.
Quels avantages en entreprise ?
L’utilisation de la plateforme Yammer présente bien des avantages pour les entreprises. Premièrement, elle constitue un espace de communication qui aide les dirigeants de l’entreprise à mieux organiser le travail de leurs employés. L’outil de communication leur permet de suivre en temps réel l’évolution des tâches confiées aux collaborateurs et d’y apporter des modifications si le besoin se fait ressentir. Ensuite, Yammer offre la possibilité de créer des groupes de projet. Il s’agit là d’un atout considérable, car il est souvent nécessaire d’instaurer une bonne communication entre des collaborateurs qui travaillent sur un même projet. Enfin, il faut également notifier que la plateforme Yammer présente le grand avantage d’être facile à utiliser. Son utilisation se révèle assez intuitive et ne décèle de ce fait aucune difficulté particulière. Ainsi, tous les travailleurs de l’entreprise, quelle que soit leur position géographique, peuvent utiliser ce canal pour communiquer avec leurs collaborateurs ou supérieurs hiérarchiques.
La téléphonie en entreprise
La téléphonie représente le moyen de communication le plus direct, mais également le plus interactif pour dialoguer. Cette réalité est également la même dans le monde professionnel. Les travailleurs rencontrent généralement plus de facilités à se servir d’un téléphone pour entrer en contact avec leurs collaborateurs.
Quelles sont les particularités liées à l’utilisation de la téléphonie en entreprise ?
Avant toute chose, il est important de savoir qu’avant de bénéficier des avantages liés à l’utilisation de ce moyen de communication, il est nécessaire d’effectuer une installation téléphonique en entreprise. Dans ce domaine, Eurosys Telecoms s’impose comme la meilleure entreprise à contacter. De quoi s’agit-il ? Eurosys Telecoms désigne en effet une entreprise qui s’est donné pour mission d’aider les sociétés à disposer d’une excellente ligne de téléphonie en leur sein. Pour y arriver, Eurosys Telecoms propose tant aux TPE qu’aux PME des forfaits téléphoniques adaptés à leurs besoins particuliers.
Bon à savoir : Eurosys Telecoms ne limite pas ses services à la fourniture de forfaits téléphoniques aux entreprises. Elle aide également ces dernières à disposer d’un matériel de téléphonie sophistiqué.
Téléphonie en entreprise : quels avantages ?
Opter pour la téléphonie comme moyen de communication interne en entreprise constitue un choix judicieux. Il en est ainsi pour plusieurs raisons. Le premier point à évoquer est l’aspect pratique de l’utilisation du téléphone. C’est un outil de communication utilisé depuis plusieurs années ; les travailleurs s’accommodent donc sans difficulté de sa présence. Deuxièmement, c’est l’un des moyens de communication interne les moins coûteux qui existent à ce jour. Les forfaits téléphoniques sont fournis à des coûts très abordables pour les TPE et les PME. En contactant des entreprises expertes comme Eurosys Telecoms par exemple, les sociétés, quelle que soit leur taille, obtiendront des prestations efficaces à des tarifs abordables. Le dernier et grand avantage qui découle du choix du téléphone comme moyen de communication en entreprise est sa remarquable facilité d’utilisation. En effet, contrairement aux autres moyens de communication dont la bonne utilisation peut nécessiter par moment certaines habiletés, le téléphone se révèle très facile à manipuler. Pour finir, il faut savoir que le téléphone reste le moyen de communication en entreprise le plus rapide. Lorsque le collaborateur ou le supérieur hiérarchique est contacté par téléphone, il fournit systématiquement la réponse ou l’information dont a besoin l’appelant pour poursuivre son travail.
Échanger des idées
La communication interne est un levier déterminant du développement des entreprises. Elle peut prendre la forme d’échange d’idée ou de partage d’information. Dans ce cadre, différents outils de communication sont également disponibles. D’intranet interactif à l’outil jive sans oublier Bitrix24, chacun présente des spécificités.
Intranet interactif
L’intranet interactif désigne un point d’accès qui permet aux travailleurs d’une entreprise de communiquer, quel que soit leur emplacement géographique. L’outil permet en effet de faire parvenir à chaque travailleur un ensemble de données nécessaires pour l’exécution de leur travail. Il peut par exemple s’agir de documents d’information officiels, de procédures ou directives à suivre pour le bon accomplissement des différentes tâches. Toujours par ce canal, des guides pratiques peuvent être envoyés aux nouveaux employés afin de faciliter leur insertion dans l’entreprise.
Le logiciel intranet Jive
Le logiciel intranet Jive désigne une plateforme qui met à la disposition des entreprises un performant espace d’échange. La collaboration entre travailleurs, la mobilisation de ces derniers ainsi que le partage des connaissances sont ainsi facilités. Le logiciel est accessible avec des navigateurs. Mais, une version mobile (application) est également disponible et offre plusieurs fonctionnalités aux utilisateurs.
Bitrix24
Bitrix24 est une plateforme professionnelle de gestion et de collaboration conçue pour satisfaire les besoins de communication des entreprises. La plateforme permet aux entreprises de gérer les envois de mail, d’effectuer des appels à l’interne, de convoquer des réunions et d’accomplir d’autres tâches. L’accès à la plateforme se fait par simple inscription et permet de bénéficier des nombreuses fonctionnalités disponibles.
Quelles sont les particularités de Bitrix24 ?
Bitrix24 propose diverses solutions aux entreprises. En effet, en plus de mettre à leur disposition une option de messagerie interne, la plateforme offre d’autres fonctionnalités comme la gestion de projets et de tâches, la création sites web et gestion de contacts. Depuis le tableau de bord, l’utilisateur a accès à toutes ces fonctionnalités.
Bitrix24 : quels avantages ?
Côté avantages, beaucoup de points forts sont à évoquer. Bitrix24 se démarque des autres plateformes de communication interne en entreprise sur divers aspects importants qui méritent d’être présentés.
La gestion des tâches et projets : un atout considérable
Comme évoqué plus haut, la plateforme Bitrix24 offre une fonctionnalité de gestion de tâches et de projets. Grâce à cette dernière, le supérieur hiérarchique peut organiser les tâches et les envoyer à chaque employé de son équipe. La communication interne se retrouve ainsi allégée, car le responsable n’est plus contraint de voir physiquement ses collaborateurs pour leur affecter du travail.
Les outils pour une communication hiérarchique
La communication hiérarchique au sein de l’entreprise demeure une nécessité. Des outils couramment utilisés permettent de la rendre effective.
Les notes de frais
La note de frais désigne le document qui permet à un employé de se faire rembourser des frais professionnels. Elle prend la forme d’une fiche que ce dernier est amené à remplir et à ensuite faire parvenir aux supérieurs hiérarchiques.
Les factures
Elles constituent la preuve des différentes dépenses effectuées au sein de l’entreprise. Elles accompagnent généralement les notes de frais et jouent également d’autres rôles tout aussi importants.
Les nouveaux outils physiques
À côté des différents outils de communication interne ci-dessus présentés, d’autres moyens d’échange entre collaborateurs existent également. Tel est le cas des repas d’équipes, des boîtes à idées ou encore des teams buildings.
Les boîtes à idées
La boîte à idées constitue un moyen de communication interne plutôt particulier. Elle permet aux collaborateurs de communiquer à leurs supérieurs hiérarchiques, des idées qu’ils estiment capables de participer à l’amélioration du travail. Elle peut être installée à un endroit accessible à tous les travailleurs de l’entreprise.
Les repas d’équipes
Les repas d’équipes constituent une occasion propice pour le supérieur hiérarchique et les collaborateurs de se détendre autour d’un repas. C’est un moment de gaieté et de bonne humeur au cours duquel chacun fait savoir aux autres ce qu’il pense sur le travail. Des idées constructives peuvent ainsi être rassemblées et participer à l’évolution des projets.
